eConsent

An online ordering platform to simplify your ordering and customer experience.

Why eConsent?

  • Simplified Ordering

    • No need to look for the physical form or worry about issues with blurry scans or faxes
  • Improved Candidate Experience

    • 24/7 system access to complete their forms
    • Guided information collection process to ensure all mandatory information is submitted
    • Reminder nudges for those that have not yet submitted
  • No missing information

    • eConsent is always up to date with the latest requirements, so you can be assured that the candidate is being asked for the right information.
    • The online ordering is built to ensure that all the relevant information is completed and provided when the order is placed, such as any PO numbers you may require.
  • Process oversight

    • Track candidate progress on completing their forms
    • Order only the services and packages relevant to your organization
    • Ensure team members have the right access
  • Additional ID verification methods available

    • If you currently order Canadian Criminal Record Checks, we have two additional methods available to verify a candidate’s identity:

      • Electronic ID verification: conducted via an integration with TransUnion Canada. The applicant answers questions related to their credit header information to satisfy the identity verification requirement.
      • Canada Post Digital Proof of Identity: eConsent generates a form with a unique barcode, which the applicant prints and takes to a Canada Post location. The Canada Post associate reviews two forms of ID and proof of residence and scans the barcode to send the ID verification result electronically to Sterling.
    • Please speak to one of our customer representatives or your account manager about these options, as there may be additional costs associated with them.

Potential Risks of Remaining on Paper Forms

  • Missing information

    • When filling out paper forms, candidates could accidentally skip a required field, resulting in a delay of the background check process
    • At times, required information for products can change and result in paper forms become outdated. While we do our best to notify clients of impactful changes, this can create a delay if the paper form does not get updated.
  • Ontario Criminal Record Reform Act

    • As of November 1st, the Ontario Criminal Record Reform Act will come into effect. This will require candidates residing in Ontario or being hired in Ontario to view the results of the criminal record check and provide additional consent before the results can be shared with your organization. Candidates will have to view these results through an online platform, so having their email address will be required. To make this process as seamless as possible, we highly recommend that you consider moving to our online portal before November so that your candidate experience is entirely online.

Additional Content

If you are interested in seeing what the ordering experience or candidate experience may look like, here are some helpful links:

Client Guide

https://www.sterlingtalentsolutions.com/wp-content/uploads/2018/07/Client-Portal-User-Guide-EN.pdf

Candidate Guide

http://www.sterlingtalentsolutions.com/assets/econsent/candidate-user-guide-en.pdf

Ready To Make The Switch?

Contact your account manager or one of our customer service representatives by:

Pourquoi choisir eConsent?

  • Commande simplifiée

    • Vous n’avez plus à chercher vos formulaires papier ou à vous inquiéter des images ou des télécopies floues
  • Meilleure expérience pour les candidats

    • Système permettant aux candidats de remplir leurs formulaires en tout temps, 24 heures sur 24
    • Processus de collecte d’informations conçu pour obliger les candidats à soumettre toutes les informations requises
    • Rappels envoyés aux candidats qui n’ont pas encore soumis leurs formulaires
  • Fini, les d’informations manquantes

    • eConsent est constamment mis à jour pour tenir compte des dernières exigences et demande donc toujours au candidat de fournir les bonnes informations.
    • Le système de commande en ligne est conçu pour recueillir tous les renseignements pertinents, comme le numéro de centre de coût (si vous en avez besoin) au moment de la commande.
  • Supervision du processus

    • Surveillez les progrès des candidats qui ont des formulaires à remplir
    • Commandez seulement les services et les forfaits dont votre organisation a besoin
    • Assurez-vous que les membres de votre équipe ont le bon niveau d’accès
  • Gamme élargie de méthodes de vérification d’identité

    • Si vous commandez des vérifications de casier judiciaire canadien, veuillez noter que nous disposons de deux autres méthodes pour vérifier l’identité des candidats:

      • Vérification d’identité électronique: le candidat doit répondre à des questions portant sur les renseignements d’identification de son dossier de crédit afin de prouver son identité.
      • Preuve d’identité numérique de Postes Canada: eConsent génère un formulaire où figure un code à barres unique que le candidat doit imprimer et présenter à Postes Canada. Le préposé de Postes Canada inspecte deux pièces d’identité et une preuve de résidence et balaye ensuite le code à barres pour envoyer la vérification d’identité à Sterling par voie électronique.
    • Veuillez consulter un représentant du service à la clientèle ou votre gestionnaire de compte pour en savoir plus sur ces options, car elles peuvent entraîner des coûts supplémentaires.

Inconvénients des formulaires papier

  • Informations manquantes

    • Les candidats qui remplissent des formulaires en support papier omettent parfois des champs obligatoires par inadvertance, ce qui retarde la vérification.
    • Parfois, les informations requises pour traiter un service vont changer. Les formulaires papier sont alors désuets. Nous faisons de notre possible pour aviser les clients des changements importants, mais des retards peuvent quand même se produire quand les formulaires papier ne sont pas modifiés.
  • Loi de l’Ontario sur la réforme des vérifications de dossiers de police

    • La Loi de l’Ontario sur la réforme des vérifications de dossiers de police entrera en vigueur le 1er novembre. En vertu de cette nouvelle loi, les candidats qui habitent ou sont embauchés en Ontario doivent prendre connaissance du résultat de leur vérification de casier judiciaire et consentir de nouveau à sa divulgation avant qu’il ne puisse être envoyé à l’organisation. Les candidats auront besoin de voir leur résultat en ligne, ce qui signifie qu’ils seront obligés de fournir leur adresse courriel. Pour un processus aussi harmonieux que possible, nous vous recommandons fortement d’adopter notre portail en ligne avant le mois de novembre afin de faire en sorte que vos candidats suivent toutes les étapes nécessaires en ligne.

Autres documents

Voici quelques liens utiles qui vous montreront comment se déroulent le processus de commande et l’expérience candidat:

Guide de l’utilisateur pour clients

https://www.sterlingtalentsolutions.com/wp-content/uploads/2018/07/Guide-de-lutilisateur-pour-lEspace-Client-FR.pdf

Guide de l’utilisateur pour candidats

http://www.sterlingtalentsolutions.com/assets/econsent/candidate-user-guide-fr.pdf

Votre organisation est prête à adopter eConsent?

Contactez votre gestionnaire de compte ou un représentant du service à la clientèle au moyen des coordonnées suivantes: